每周维护规程：档案的增补、去重与校订

规程的定位

维护不求大动，每周 1 次，小步不断。

周一：增补入档

增补只收上周登记表里已经初筛过的材料，不临时起意乱搜。每条新材料走 3 个动作：对标准形卡、填核验卡、定型上架。核验卡的特征勾选数当场填，勾中 3 项以上的直接进嫌疑格，不与正常条目混排。增补数量不设指标，1 条合格的胜过 10 条凑数的。入档完成后，在周志上记 3 个数：本日新增多少、存疑多少、嫌疑多少。3 个数的比例长期看下来，能反映最近页面生态的变化，嫌疑比例突然升高，往往意味着又有一批仿冒入口在投放，编辑据此会决定要不要临时加开一次全档抽查。

周三：去重合并

去重的对象，是增补时挂了待并标记的条目。

合并流程照规则走：先比核心段落，再比信息点，最后比出处，3 道比对的结论写进合并日志。留主版的口径是留全不留响，主版定下后，其余版本压缩成版本记录挂在主版尾部，当天把全部内部参见改指主版，改指清单逐条打勾，清单没勾完不许下班。这一步看着琐碎，却是档案不长瘤的关键，重复条目每拖一周，参见关系就多缠一层，拖到月底再处理，常常要花半天拆线。周三处理还有一个好处：增补的记忆还热乎，比对时对材料的来路心里有数，判定更准。

周五：校订与抽查

校订日不收新货，只干 2 件事。

第一件是校订文字：通读本周新条目，改错字、统一术语写法、把副标签里新造的词登记频次。第二件是抽查：随机抽 5 条旧条目，顺着它的参见和核验卡走一遍，看页面还在不在、定型还对不对、卡上记录与现状合不合。抽查结果记进回访册，撞见页面失效的当场标注，撞见入口变样的走降级流程。5 条的量不大，胜在每周不断，一年下来等于把全档抽查了很大一遍，问题在还小的时候就被捞出来，不会攒成年底的大修。

周末：周志归档

周志只写 1 页，当周 3 个关键数加 2 句备注。

关键数是新增、合并、抽查异常，备注写本周最值得记的一件事和下周的一个提醒。周志按周装订，年底合订成册，与回访册互为印证。一份档案的维护水平，翻它的周志就知道：数字连续、备注具体，说明维护是真在跑；周志断档、数字含糊，架子上的条目再整齐，也只是表面文章。本规程的全部设计，都在防表面文章。

补记：请假与交接

维护怕断档，交接只认纸面，不认口头。

谁请假，谁的维护格子提前在周志上标出接手人，接手人按同一套规程走同样的日子：增补、去重、校订、周志，节奏一天不改。交接时只交 3 样东西：本周登记表、待并标记清单、抽查进度，全部是纸面或文件，不靠口头交代我做到哪了。规程里写死一条：任何人回来销假，先看周志再动手，不凭记忆续活。维护这件事的可贵之处不在某周做得多漂亮，而在 52 周不断线，断线一周，参见关系和待并清单就会积压，积压两周，去重那天的活就翻倍。把交接做成纸面流程，就是给不断线上的保险，人可以换，格子不能空。交接双方在周志末尾各签一个字，签过的周次出了问题，先查纸面再问人，责任落在记录上，不落在记忆上，这也是这套规程能一年年传下去的原因。