从零建一份 mrds 检索档案：新手编目手册

开工前的话

这份手册只教建档，不涉及任何赛事内幕。

第一步：先立标准形卡

建档的第 1 个动作不是搜，而是写卡。拿 1 张空白卡，写下标准形 mrds，再逐字写出它对应的 4 个汉字和全拼，写明全档统一用全小写连写，其余大小写、断开、加连字符的写法一律登记为变体别名。这张卡是全档的原点，以后所有条目、所有核对都回到它这里对表。原点立得早，档案后面长得再大也不会散；原点若是边建边改，每改一次，前面的条目都要回头返工。编辑见过太多档案死在没有原点上，手里攒了一堆材料，却说不清自己收的到底是哪个词。把这一步放在搜索之前，就是为了让收集有把尺子，合尺的进，不合尺的另放。

第二步：搭架子

架子只搭 2 套坐标，别贪多。

一套是时间坐标，年为抽屉、月为夹，条目编号跟收录日走。一套是类型坐标，5 个基本型：说明、预告、记录、复盘、导航。再预留 2 个功能格：存疑格放判不准的，嫌疑格放核验没过的。架子搭完先空跑 1 遍，拿手边现成的 10 条材料试着归位，归位时卡壳的地方就是架子没设计好的地方，当场改，改完再正式开收。新手最容易犯的错是架子搭得过细，分类列了二三十个，收第 20 条时自己先糊涂。粗架子加好标签，胜过细架子加糊涂账，这条经验写在手册里，是用返工换来的。

第三步：收头 20 条

头 20 条要慢，慢在每条都走全流程。

全流程包括 4 件事：定型、填核验卡、上编号、挂标签。主标签 2 个出自词表，副标签 3 到 5 个记个性。20 条走完，手上就有了节奏感，也攒下了第一批示例，日后培训新人、校准口径都靠这批。头 20 条里若混进仿冒或定错型，别急着删，标出来当反例，反例和正例放在一起看，口径才立得住。数量上不要贪，档案的价值不在条数多，在每条都查得到来历。

第四步：排回访日程

开收的当天，就把回访日期写进日程。

月度查存亡、季度查定型、半年抽查核验卡，3 个节奏在开工时一次排定。回访不是档案建完后的附加动作，它和收录是同一套工作的两半。没有回访安排的档案，编辑在手册里直接称为收藏夹，收藏夹会随时间贬值，档案不会，前提就是回访跟得上。手册最后留 1 页空表，记第一年的回访执行情况，哪次漏了、为什么漏，照实填，这页表是来年改进的唯一依据。

补记：头一个月的自查表

第 1 个月末尾，对着 4 项自查。

架子是否只用了年、月 2 层坐标，条目编号是否全部跟收录日走，核验卡有没有缺项上架的，主标签有没有自创词混进来。4 项里中 1 项不合规，当月条目逐条返工，不要拖进第二个月，拖过去的毛病会变成全档的底色。头月自查还有一件事：把当初空跑试归位的记录找出来，与实际收录 1 个月的体验对照，架子哪里别扭，这时感受最真，趁条目还少做最后一次调整，条目过百之后再动架子，代价就完全不同了。自查表填完要签名存档，压在头月材料的最上面，年底回看时，它是判断这份档案起步是否扎实的第一份证据。